EQ Timings Personskyddssekretess

Denna personskyddssekretess förklarar hur EQ Timing sparar och använder personupplysningar.

EQ Timing, med CEO är behandlingsansvarig för verksamhetens behandling av personupplysningar.  Det dagliga ansvaret kan vare delegerat för olika verksamhetsområden.  Delegeringen omfattar enbart uppgifterna men inte ansvaret.  Sekretessen innehåller upplysningar du har krav på när det samla in upplysningar från våra webbsidor (personskyddslagens §19) och generell information om hur vi behandlar personupplysningar (personskyddslagens §18 1. led).
Behandling av personupplysningar på EQ Timings anmälningsplattform
Produktchef för anmälan har det dagliga ansvaret för behandling av personupplysningar på EQ Timings anmälningsplattform.

EQ Timings anmälningsplattform används av EQ Timing och EQ Timings kunder (arrangörer och lag/föreningar) för att motta på anmälningar till arrangemang och för att hantera medlemsarkiv och för att hantera fakturering och betalningar för detta.

Information som inhämtas vid registrering av anmälan är:
  • Förnamn och efternamn
  • Födelsedata (ibland personnummer)
  • Kön
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Postadress
I de fall som anmälaren/betalaren/fakturamottagaren är annan än deltagare inhämtas motsvarande information undantaget födelsedata och kön för fakturamottagaren.

Födelsedata och kön är nödvändigt för att du skall kunna placeras i rätt tävlingsklass. Kombinationen av födelsedata och namn används för att kunna koppla anmälan mot din deltagarprofil så att du skall kunna finna dina personliga resultat på ett samlat ställe.
E-postadress och telefonnummer är nödvändig för att EQ Timing eller arrangören skall kunna kontakta dig med viktig information om arrangemanget, exempelvis inställt arrangemang eller ändringar i tidsschemat. Postadress är nödvändig för eventuell eftersändning av priser eller för uppföljning av fakturor som inte betalats i rätt tid. Några arrangemang behöver också postadress för att kunna sända deltagarinformation såsom exempelvis nummerlappar i förväg.

Några arrangörer sparar information utöver detta för att kunna erbjuda dig bästa möjliga service några exempel kan vara:
  • T-shirt storlek när arrangör tillhandahåller deltagartröjor.
  • Registreringsnummer på fordon när ackreditering av fordon ingår (ex. servicebil på cykeltävling mm).
  • Information om allergier om måltider ingår i arrangemanget.

När denna typen av information inhämtas skall ändamålet framgå av villkoren för arrangemanget som du samtycker till vid registrering. I EQ Timings avtal med arrangören så förbinder sig arrangören att använda den insamlade informationen enbart till de ändamål som anges och endast nödvändig mängd data för genomföring. Arrangören förpliktar sig till att avtal med leverantörer som de använder sig av skall ha samma begränsningar.

Exempel på arrangörers leverantörer som behöver tillgång till data för att kunna leverera nödvändiga tjänster är:
  • Leverantör av tidtagnings- och resultatservice
  • Leverantör av tidtagningsgrafik för TV- och webproduktioner
  • Leverantör av print/graveringstänster, tjänster för priser/medaljer/diplom
  • Leverantör av videotjänster
  • Leverantör av GPS/livetracking tjänster
  • Leverantör av arrangemangs-app som tillhandahåller resultat

Behandling av personupplysningar på EQ Timings anmälnings- och resultatplattform


Utvecklingschefen har det dagliga ansvaret för behandling av personupplysningar på EQ Timings tidtagnings- och resultatplattform.

EQ Timings tidtagnings- och resultatplattform använder data inhämtat från EQ Timings anmälningsplattform för att utföra tidtagning och producera resultatlistor för idrottsarrangemang. 

EQ Timings tidtagnings- och resultatplattform mottar också persondata från tredjeparts anmälningssystem.


Dataen som är sparad används för två ändamål: 
  • För att arrangör skall kunna ge dig bäst möjlig service före, under och efter arrangemanget
  • För att resultatlistor från arrangemanget skall vara tillgänglig för mest möjliga
Som deltagare har du rätt till att bli anonymiseras i våra publicerade deltagare- och resultatlistor. Vid några tillfällen kan det tillfälligt vara så att resultat har en offentligt intresse som väger tyngre så att resultat inte kan anonymiseras. Exempel på detta är om du deltar i elitklass på arrangemang, deltar i nationella eller internationella mästerskap eller att ditt resultat kvalificerar till poängplats i nationell eller internationell rankning.

Detta är något du själv aktivt kan ta ställning vid att avstå från att delta i sådana arrangemang.

Även om du deltar i ett arrangemang som anonym, och ditt namn inte blir publicerat i offentliga deltagar- och resultatlistor så behöver arrangör tillgång till denna information frö att de skall kunna erbjuda dig rätt service till dig som att
  • Ansvar att du får utdelat rätt nummerlapp och tidtagningschip
  • Sända dig nödvändig information inför arrangemanget
Som deltagare i idrottsarrangemang accepterar du att arrangören önskar att få publicera sina resultat vidast möjligt. Data som är nödvändig för att presentera resultat kan därför delas med tredjeparter. Vid delning av resultatdata delas enbart de data som är nödvändig frö att presentera resultatlistor:
  • Namn
  • Födelseår
  • Kön
  • Vilken klubb/team/ort du representerar
  • Resultat (tider, placering, uppnådda poäng)
Om du har valt att delta som anonym kommer ditt resultat bli levererat anonymiserat till tredjeparter. Det betyder att namn, klubb/team/ort är anonymiserat. Adress, kontaktinformation (telefon och e-post) delas inte med tredjeparter för detta ändamål.

Exempel på tredjeparter som kan motta resultat är:
  • Tidingar (print eller web)
  • Leverantör av tidtagningsgrafik till TV och web-produktioner.
  • Nationella och internationella idrottsförbund (ex. FIS, UCI, RF)
  • Rankingtjänster
  • Arrangör som skall använda resultaten för seedningsändamål
  • Arrangemangets resultatappar
Vid leverans av resultat för seedningsändamål och rankingändamål vill relevanta ID ingå i datautväxlingen med tredjepart, exempelvis
  • Om du deltar i ett seedningsarrangemang för Vasaloppet (eller liknande) så blir ditt resultat levererat tillsammans med ditt Vasa-ID.
  • Om du deltar i en FIS tävling så kommer FIS motta resultat ihop med din FIS-kod
  • Om du deltar i en UCI tävling så kommer UCI motta resultat ihop med din UCI-kod.
Notera att om du väljer att anonymisera ditt resultat så kan heller inte ditt resultat användas för att ge dig rätt seedning i de arrangemang du deltar i.
 

Vem har tillgång till data som är sparat om dig?
Personupplysningar kommer vara tillgänglig för de i EQ Timing som behöver det i förhållande för att ge dig bästa möjliga service. Det betyder att arrangörer i utgångspunkt inte kommer få tillgång till födelsedata, adress och kontaktinformation utan särskilt avtal. Undantag för de tillfällen då man har tillåtelse att använda adress och kontaktinformation i samband med leverans av varor och eller startnummer.
Arrangörer kommer fortsatt kunna sända dig information på e-post och SMS direkt från EQ Administrationsverktyg, men utan att de får se din adress eller övrig kontaktinformation.

Hur ser du vad EQ Timing sparat om dig?
Information gällande sparad information om dig kan du finna på EQ Timings deltagarprofil. Där finner du de personliga information som är sparat samt information om dina gällande anmälningar samt resultat knutna till aktuell deltagarprofil.
Det kan förekomma dubbletter av deltagarprofiler hos EQ Timing. Detta kan uppstå om du anmäler dig på arrangemang utan att använda din EQ Timing profil, genom olika stavning i namn eller fel i födelsedata. På deltagarprofilen ska du kunna se data knutet till verifierade profilen, därför bör du alltid logga in med samma profil när du anmäler dig till ett arrangemang för att säkra att dina data samlas på ett ställe.


Anonymisering
Du kan be om anonymisering av dina data från startlistor eller resultatlistor för enskilt arrangemang, eller som en generell inställning för framtida arrangemang. Dessa inställningarna kan du styra via din EQ Timing deltagarprofil.

För anonymisering i tidigare resultat kan du ta kontakt med EQ Timings kundservice.

Det finns undantag där önskemål om anonymisering i resultatlistor inte kan följas. Detta gäller exempelvis om du deltagit i nationella- eller internationella mästerskap där resultaten har väsentligt allmänintresse eller om du har ett så bra resultat i ett arrangemang att det har intresse för allmänheten.

För enskilda arrangemang kan det finnas utskrivna och officiella resultat som arrangör, förbund, press eller andra redan har publicerat. Det kommer inte finnas möjlighet att bli anonym efter att resultatlistor blivit publicerade, därför är det viktigt att du företar ditt val om anonymisering i samband med anmälan till ett arrangemang.

Önskar du inte få dina resultat publicerade i arrangemang likt ovan undgår du det lättast genom att inte ställa upp i tävlingen.

En process med anonymisering av data skall ta maximalt 30 dagar. I de fall där data inte kan anonymiseras skall du inom 30 dagar mottaga ett meddelande med förklaringar. Du skall också mottaga en bekräftelse när dina data är anonymiserade.


Radering
Du kan be oss att data blir raderat ur våra register. Då bör du vara uppmärksam på att enskild data inte kan raderas – de kan däremot anonymiseras. Om du har ett resultat i ett arrangemang och du önskar om att de skall raderas så kommer din placering i resultatlistan upprätthållas – men du blir ersatt med en anonym deltagare.

Du kan inte be att data raderas som är nödvändig för uppföljning av eventuell ekonomisk eller liknande förehavande mellan dig och EQ Timing eller mellan dig och tredje part som EQ Timing representerar (arrangör). I dessa tillfällen måste du först slutföra betalning och eventuella mellanhavanden innan data kan raderas.

Radering av data sker genom kontakt med EQ Timing kundservice.

En process med radering av data skall ta maximalt 30 dagar. Om data inte kan raderas inom 30 dagar skall du få ett meddelande om detta och mot vilken grund. Du skall få ett meddelande med bekräftelse när dina data har raderats.

Datum: 2018-05-24