EQ Timings personvernerklæring


Denne personvernerklæringen forteller hvordan EQ Timing samler inn og bruker personopplysninger.

EQ Timing, ved CEO er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.  Det daglige ansvaret kan være delegert for ulike virksomhetsområder.  Delegeringen omfatter kun oppgavene, og ikke ansvaret.  Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra våre nettsteder (personopplysningslovens §19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningslovens §18 1. ledd).
 

Behandling av personopplysninger på EQ Timings påmeldingsplattform
Produktsjef for påmelding har det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger på EQ Timings påmeldingsplattform.

EQ Timings påmeldingsplattform benyttes av EQ Timing og EQ Timings kunder (arrangører og lag/foreninger) til å motta påmeldinger til arrangement, behandle medlemsarkiv og til å behandle fakturering og betalinger for dette.
Informasjon som innhentes ved registrering av påmelding er:
  • Fornavn og etternavn
  • Fødselsdato
  • Kjønn
  • Epostadresse
  • Telefonnummer
  • Postadresse
Hvis påmelder/betaler/fakturamottaker er en annen enn deltaker innhentes tilsvarende informasjon om fakturamottaker.

Fødselsdato og kjønn er nødvendig for at du skal kunne plasseres i riktig konkurranseklasse.  Kombinasjon av fødselsdato og navn benyttes også for å kunne koble påmeldingen til din utøverprofil for at du skal kunne finne dine resultater samlet på ett sted.
Epostadresse og telefonnummer er nødvendig for at EQ Timing eller arrangøren skal kunne kontakte deg med viktig informasjon om arrangementet, som for eksempel avlysninger eller endringer i tidsplaner.

Postadresse er nødvendig for eventuell ettersending av premier eller for oppfølging av fakturaer som ikke betales til rett tid.  Noen arrangement trenger også postadresse for å kunne sende deltakerpakke (for eksempel startnummer) på forhånd. 

Noen arrangører innhenter informasjon ut over dette for å kunne tilby deg best mulig service.  Eksempler på dette kan være:
  • T-skjorte størrelse hvis arrangementet har deltakertrøyer 
  • Registreringsnummer på kjøretøy hvis akkreditering av bil inngår (for eksempel servicekjøretøy i sykkelritt)
  • Informasjon om allergier hvis måltider inngår i arrangementet

Når denne typen informasjon innhentes skal formålet fremgå av vilkårene for arrangementet, som du samtykker i ved registrering.  I EQ Timing sine avtaler med arrangørene forplikter arrangøren seg til å benytte innsamlet informasjon kun til de formål som angis og kun nødvendige data for gjennomføring. Arrangøren forplikter seg til at avtaler med leverandører de benytter seg av med skal ha samme begrensning. 

Eksempler på arrangørens leverandører som trenger tilgang til data for å kunne levere nødvendige tjenester er:
  • Leverandør av tidtakings- og resultatservice
  • Leverandør av tidtakingsgrafikk for TV og web-produksjoner
  • Leverandør av print/graveringstjenester tjenester for premier/medaljer/diplomer
  • Leverandør av foto/videotjenester
  • Leverandør av GPS/livetracking tjenester
  • Leverandør av arrangements-app som tilbyr resultater
 
Behandling av personopplysninger på EQ Timings tidtakings- og resultatplattform
Utviklingssjefen har det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger på EQ Timings tidtakings- og resultatplattform.

EQ Timings tidtakings- og resultatplattform benytter data innhentet fra EQ Timings påmeldingsplattform til å utføre tidtaking og produsere resultatlister for idrettsarrangement.

EQ Timings tidtakings- og resultatplattform mottar også persondata fra tredjeparts påmeldingssystemer.

Dataene som er lagret benyttes til to formål:
  • For at arrangør skal kunne yte deg best mulig service før, under og etter arrangementet
  • For at resultatlister fra arrangementet skal være tilgjengelig for flest mulig
Som utøver har du rett til å bli anonymisert i våre publiserte deltaker- og resultatlister.  I noen tilfeller vil det imidlertid være slik at resultatet har en offentlig interesse som veier tyngre, slik at resultatet ikke kan anonymiseres.  Eksempler på dette er hvis du deltar i eliteklassen i arrangement, deltar i nasjonale eller internasjonale mesterskap, eller at dit resultat kvalifiserer for poengplass i nasjonale eller internasjonale rankinger.

Dette er noe du selv aktivt kan ta stilling til ved å velge å avstå fra deltakelse i slike arrangement.

Selv om du deltar i et arrangement som anonym, og ditt navn ikke blir publisert i offentlige deltaker- og resultatlister, så trenger arrangør tilgang til denne informasjonen for at de skal kunne yte riktig service til deg, som
  • Sørge for at du får utdelt riktig startnummer og tidtakingsbrikke
  • Sende deg nødvendig informasjon i forkant av arrangementet
Som deltaker i idrettsarrangement aksepterer du at arrangøren ønsker å få publisert sine resultater videst mulig.  Data som er nødvendig for å presentere resultater kan derfor deles med tredjeparter.  
Ved deling av resultatdata deles kun de data som er nødvendig for å presentere resultatlister:
  • Navn
  • Fødselsår
  • Kjønn
  • Hvilken klubb/team/by du representerer
  • Resultat (tider, plassering, oppnådde poeng)
Hvis du har valgt å delta som anonym vil ditt resultat bli levert anonymisert til tredjeparter.  Det betyr at navn og klubb/team/by vil være anonymisert.  Adresse, kontaktinformasjon (telefon/epost) deles ikke med tredjepart til dette formål.

Eksempler på tredjeparter som kan motta resultater er:
  • Aviser (papir og web)
  • Leverandører av tidtakingsgrafikk til TV og web-produksjoner
  • Nasjonale og internasjonale idrettsforbund (for eksempel FIS, UCI, NSF, NCF)
  • Ranking tjenester
  • Arrangører som skal bruke resultatene til seedingsformål
  • Arrangements/resultat apper
Ved levering av resultater til seedingsformål og rankingformål vil relevante ID inngå i data utvekslingen med tredjepart.  For eksempel
  • Hvis du deltar i et seedingsløp for et Birkebeiner arrangement vil Birkebeiner arrangøren motta resultat sammen med din Birk-ID
  • Hvis du deltar i et FIS renn vil FIS motta resultat sammen med din FIS-kode
  • Hvis du deltar i et UCI sykkelritt vil UCI motta resultat sammen med din UCI-kode
Merk at hvis du velger å anonymisere ditt resultat, så vil heller ikke ditt resultat kunne benyttes til å gi deg riktig seeding i arrangement du selv deltar.
 

 Hvem har tilgang til data som er lagret om deg?
Personopplysninger vil være tilgjengelig for de i EQ Timing som trenger det for å yte deg service. Det betyr at arrangører ikke vil få tilgang til fødselsdato, adresse- og kontaktinformasjon uten etter særskilt avtale. Unntak her er i de tilfeller man har tillatt bruk av adresse- og kontaktinformasjon i forbindelse med utsending av varer og/eller startnummer.

Arrangører vil likevel kunne sende deg informasjon på epost og SMS fra våre administrasjonssystemer, men uten at de får se din adresse- og kontaktinformasjon. 

Hvordan finne ut hva EQ Timing lagret om deg?
Informasjon om hva EQ Timing har lagret om deg vil du finne på din EQ Timing utøverprofil.  Der finner du de personlige data som er lagret, samt informasjon om alle gjeldende påmeldinger og resultater vi har lagret tilknyttet din profil.

Det kan forekomme at personer har flere profiler hos EQ Timing.  Dette kan oppstå hvis du melder deg på arrangement uten å bruke din EQ Timing profil, med ulik skrivemåte i navn eller med feil fødselsdato.  På utøverprofilen vil du kun se data som er knyttet til den verifiserte profilen.  Derfor bør du alltid logge deg inn med samme profil når du melder deg på et arrangement for å sikre at dine data samles på denne.
 

Anonymisering
Du kan be om anonymisering av dine data fra startlister eller resultatlister for enkelt arrangement, eller som en generell innstilling for fremtidige arrangement.  Disse innstillingene kan du styre via din EQ Timing brukerprofil.

For anonymisering i tidligere resultater kan du ta kontakt med EQ Timing kundeservice.

Det finnes unntak der ønske om anonymisering i resultatlister ikke kan tas til følge.  Dette gjelder for eksempel hvis du har deltatt i nasjonale eller internasjonale mesterskap der resultatene har vesentlig allmenn interesse, eller hvis du har et så godt resultat i et arrangement, uavhengig av nivå, at allmennheten har interesse av dette.

For enkelte arrangement kan det finnes utskrevet offisielle resultatlister som arrangør, forbund, presse eller andre har publisert.  Det vil ikke være mulig å anonymiseres i slike resultatlister etter at de først er publisert.  Derfor er det viktig at du foretar ditt valg om anonymisering idet du melder deg på et arrangement.

En prosess med anonymisering av data skal ta maksimalt 30 dager.  Hvis data ikke kan anonymiseres skal du innen 30 dager motta tilbakemelding med begrunnelse.  Du skal motta bekreftelse når data er anonymisert. 
 

Sletting
Du kan be om at data blir slettet fra våre registre.  Men du må være oppmerksom på at enkelte data ikke kan slettes – og at man i stedet må anonymisere.  Hvis du har et resultat i et arrangement, og du ønsker å bli slettet vil din plassering i resultatlisten opprettholdes – men du blir erstattet med en anonym utøver.

Du kan ikke be om sletting av data som er nødvendig for oppfølging av eventuelt økonomisk mellomværende mellom deg og EQ Timing eller mellom deg og en part som EQ Timing representerer (arrangør).  I slike tilfeller må du først gjøre opp mellomværende før du kan be om sletting.

Sletting av data skjer ved at du kontakter EQ Timing kundeservice.

En prosess med sletting skal ta maksimalt 30 dager.  Hvis data ikke kan slettes skal du innen 30 dager motta tilbakemelding om hvilke data som ikke kan slettes og begrunnelse.  Du skal motta bekreftelse når data er slettet. 


Dato: 24.05.2018